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会議の進行役になったら・・・(会議前の準備と当日の整理)

会議の進行役としてどのような準備をすれば良いのでしょうか。基本は「先取りして情報を見せる」です。

会議前

 (1)企画会議の場合、全体テーマに必要となる項目を整理します。

 (2)会議運営全体のサマリーを紹介する資料が必要です。

 (3)スケジュール管理用資料を添付する必要があります。

 

以上、3点が会議に入る前の準備です。会議当日、説明をしていると多くの時間を資料の読み上げに費やしてしまうことになりかねません。あらかじめ、おおむね概要について共通理解をしておけば、会議に入る簡単な説明をするだけで「アイデア」や「意見」を出してもらうことができます。

会議途中で大まかなカテゴリー分けはしますが、さらに詳細は会議後、会議前と同じように資料を整理し、どういう「意向」かを明確にします。

この時、会議時間中にイメージしていた想定とは異なる想定が浮かび上がることがあります。どちらが意見の本質なのかを、しっかりと見極める必要があります。不明であれば、次回会議で確認しても良いでしょう。

しかし、資料はロジカルに整理をします。

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